Rimborso chilometrico: come funziona e si calcola

Usi la tua auto per andare dai clienti, fare sopralluoghi o raggiungere una sede diversa dalla tua? Ogni volta che percorri quei chilometri stai sostenendo dei costi reali: benzina, usura del veicolo, una quota di assicurazione. Spese che, in linea di principio, non dovresti pagare di tasca tua.

Quanto spetta di rimborso chilometrico?
Il riferimento ufficiale sono le tabelle ACI, aggiornate ogni anno, che indicano il costo per chilometro per ogni modello di auto. In media, per una berlina di segmento medio, il valore si aggira tra 0,30 e 0,50 € al km. Se il tuo datore di lavoro ti rimborsa entro quei valori, il rimborso è esente da tasse e non compare nella busta paga.

Le regole cambiano però a seconda che tu sia un dipendente o un professionista con partita IVA — e ci sono aspetti fiscali che conviene conoscere per non perdere soldi o creare problemi in caso di controllo.

Cos'è il rimborso chilometrico

Quando usi la tua auto per andare da un cliente, fare un sopralluogo o spostarti per conto dell'azienda, sostieni delle spese: benzina, usura del mezzo, assicurazione proporzionale ai km. Il rimborso chilometrico serve esattamente a coprire questi costi, restituendoti una somma per ogni chilometro percorso per lavoro.

A differenza del rimborso a piè di lista — in cui si allegano le ricevute di ogni spesa — il rimborso chilometrico funziona in modo forfettario: si moltiplica il numero di km per una tariffa fissa, che tiene conto di tutte le voci di costo legate all'utilizzo dell'auto.

A chi spetta e in quali casi

Il rimborso chilometrico spetta a chiunque usi il proprio veicolo per motivi di lavoro su richiesta o con il consenso del datore di lavoro o del committente. I casi più comuni sono:

• Dipendenti che si spostano per trasferte, visite a clienti o tra sedi aziendali diverse dalla sede abituale
• Agenti e rappresentanti che percorrono km per lavoro ogni giorno
• Professionisti e partite IVA che si spostano per raggiungere i clienti
• Collaboratori che usano la propria auto per conto di chi li incarica

Non rientra nel rimborso chilometrico il tragitto casa-lavoro: quello è considerato un percorso personale e non è rimborsabile salvo accordi specifici.

Il calcolo del rimborso chilometrico

Il calcolo è semplice: km percorsi × tariffa al km. La vera domanda è: quale tariffa usare? In Italia il riferimento principale sono le tabelle ACI, aggiornate ogni anno e usate sia dalle aziende che dal Fisco.

Le tabelle ACI per il rimborso km

L'ACI (Automobile Club d'Italia) pubblica ogni anno le tabelle con il costo chilometrico per ogni modello di auto immatricolato in Italia. Questi valori tengono conto di:

• Carburante consumato (in base ai consumi medi del modello)
• Quote di ammortamento del veicolo
• Costi di manutenzione (tagliandi, gomme, ecc.)
• Assicurazione (quota proporzionale ai km)
• Bollo e altre spese fisse

Ogni voce è calcolata in base a una percorrenza annua di riferimento (di solito 10.000, 15.000 o 20.000 km). La tariffa ACI varia quindi da modello a modello: un'utilitaria ha un costo al km più basso rispetto a un SUV o a un'auto di grossa cilindrata.

Componenti del costo chilometrico

Per capire come si forma il costo al km, è utile sapere quali voci lo compongono. Le tabelle ACI sommano queste categorie:

A titolo di esempio, per una berlina media (es. Volkswagen Golf 1.0 TSI) il costo per km risulta indicativamente tra 0,30 e 0,45 €/km a seconda della percorrenza annua considerata. Per auto più grandi o con alimentazione premium, il valore può superare i 0,60–0,70 €/km.

Strumenti e calcolo online

Oltre alle tabelle PDF, esistono strumenti online per calcolare velocemente il rimborso dovuto:

• ACI.it: ha un calcolatore che, inserendo modello e km percorsi, fornisce il totale del rimborso in base alle tabelle ufficiali
• Calcolatori aziendali: molte aziende usano fogli Excel o software HR che integrano le tabelle ACI
• App dedicate: alcune app tracciano i percorsi GPS e calcolano automaticamente il rimborso in base alla targa dell'auto

Per sapere quanto ti costano davvero i km che percorri con la tua auto — e capire se il rimborso che ricevi è adeguato — puoi usare il nostro calcolatore gratuito che stima il costo annuo completo.

Rimborso per dipendenti e professionisti

Le regole fiscali cambiano a seconda che tu sia un dipendente o un professionista con partita IVA. In entrambi i casi il rimborso chilometrico è legittimo, ma la tassazione e la deducibilità funzionano in modo diverso.

Rimborso chilometrico per i dipendenti

Per i lavoratori dipendenti, il rimborso chilometrico è esente da IRPEF e da contributi previdenziali, a condizione che rispetti precisi limiti fissati dalla legge:

• Il rimborso deve essere calcolato sulla base delle tabelle ACI dell'anno in corso
• Il veicolo usato deve avere una cilindrata non superiore a 17 cavalli fiscali per la benzina o 20 cavalli fiscali per il diesel
• L'auto deve essere usata per una distanza non superiore al percorso più breve tra la sede di partenza e il luogo di trasferta

In pratica: se il tuo datore di lavoro ti rimborsa seguendo le tabelle ACI e l'auto non è di lusso, il rimborso non ti viene tassato. Se invece l'azienda ti rimborsa più della tariffa ACI, la parte eccedente viene trattata come reddito aggiuntivo e tassata come tale.

Rimborso chilometrico per professionisti con auto propria

Per i lavoratori autonomi e i professionisti con partita IVA, il rimborso chilometrico funziona in modo diverso. Quando si spostano per raggiungere un cliente o svolgere un'attività professionale, possono dedurre dal reddito le spese dell'auto, ma con limiti precisi:

• Le spese auto (incluso il "rimborso" che si calcola internamente) sono deducibili al 20% del costo fino a un costo del veicolo di 18.075,99 €
• Fanno eccezione gli agenti e rappresentanti di commercio, per cui la deducibilità sale all'80% su un massimo di 25.822,84 €
• Se l'auto è usata esclusivamente per l'attività professionale (raro nella pratica), la deducibilità è al 100%

In sostanza, un professionista non "riceve" un rimborso chilometrico da qualcun altro, ma porta in deduzione fiscale una quota delle proprie spese auto, calcolata in base alle tabelle ACI e ai km percorsi per lavoro.

I rimborsi chilometrici in fattura

Un professionista può inserire in fattura le spese di trasferta — incluso il rimborso chilometrico — addebitate al cliente. Ci sono due modi:

• Fuori campo IVA (art. 15 DPR 633/72): se il rimborso è documentato con ricevute e rappresenta il rimborso esatto delle spese sostenute, può essere escluso dalla base imponibile IVA. Bisogna però avere la documentazione a supporto (es. nota spese con km, destinazione e data)
• Incluso nel compenso: il rimborso viene aggiunto all'onorario e assoggettato normalmente a IVA e ritenuta d'acconto

La scelta dipende dagli accordi con il cliente e dalla natura del rapporto. Per il rimborso fuori campo IVA è fondamentale avere la nota km firmata che attesti il percorso effettuato.

Aspetti fiscali del rimborso chilometrico

Dal punto di vista fiscale, il rimborso chilometrico è uno strumento neutro se gestito correttamente: né il dipendente ci paga tasse aggiuntive, né l'azienda ha svantaggi fiscali. Ma è importante rispettare le regole per non incorrere in contestazioni.

Deduzione e tassazione

Per il datore di lavoro, il rimborso chilometrico pagato ai dipendenti è un costo deducibile al 100% dal reddito d'impresa, purché sia documentato (nota km o dichiarazione del dipendente). Non ci sono limiti particolari, a differenza di quanto accade con le auto aziendali concesse in uso.

Per il dipendente, il rimborso ricevuto non è reddito imponibile ai fini IRPEF, a condizione che sia calcolato entro i limiti delle tabelle ACI e che riguardi km effettivamente percorsi per lavoro. Il rimborso non compare quindi nel 730 come reddito aggiuntivo.

Rimborso chilometrico fiscalmente deducibile

Per essere fiscalmente deducibile — sia in capo all'azienda che al professionista — il rimborso deve rispettare alcune condizioni:

• Documentazione del percorso: data, partenza, destinazione, km percorsi e finalità dello spostamento
• Coerenza con le tabelle ACI: la tariffa non deve superare quella pubblicata dall'ACI per il veicolo specifico
• Pertinenza con l'attività: lo spostamento deve essere realmente connesso all'attività lavorativa o professionale

In caso di controllo fiscale, l'Agenzia delle Entrate verifica la coerenza tra i rimborsi dichiarati e l'attività svolta: trasferte documentate con solo km e data, senza indicazione di cliente o destinazione, possono essere contestate.

Come richiedere il rimborso

La procedura per richiedere il rimborso chilometrico è semplice, ma deve essere seguita con attenzione per non perdere il diritto al rimborso o creare problemi fiscali all'azienda.

Modelli e documentazione necessaria

Non esiste un modulo ufficiale obbligatorio per legge: ogni azienda può usare il proprio. In genere la nota spese o nota km deve contenere:

• Nome e cognome del dipendente o collaboratore
• Data dello spostamento
• Luogo di partenza e destinazione
• Numero di km percorsi (andata e ritorno, se applicabile)
• Motivo dello spostamento (cliente visitato, riunione, ecc.)
• Modello e targa dell'auto usata
• Tariffa ACI applicata e importo totale del rimborso richiesto

Alcune aziende richiedono anche una dichiarazione del dipendente che attesti la veridicità dei dati. La nota va firmata, consegnata all'ufficio amministrativo e conservata per almeno 5 anni (termine ordinario di prescrizione fiscale).

Domande frequenti